Dokumentenmanagement

Der Begriff

Der Begriff »Dokumentenmanagement« ist seit einigen Jahren in aller Munde. Im allgemeinen erhofft man sich davon eine schlankere Verwaltung, einen geringeren Aufwand bei der Aktenablage und eine Beschleunigung einzelner Arbeitsvorgänge.

Dabei fällt es zunächst überhaupt nicht auf, dass »Dokumentenmanagement« eigentlich eine fehlerhafte Übersetzung aus dem angloamerikanischen Sprachraum ist: Das englische »document« bezeichnet im allgemeinen nämlich eine Datei, im engeren Sinne ein auf digitalem Weg erzeugtes oder digitalisiertes Schriftstück. Das deutsche »Dokument« hingegen liegt in papiergebundener Form vor, es besitzt eine große Ähnlichkeit zur gesetzlich definierten Urkunde.

Bei Computerdateien ist es notwendig, diese zu verschlagworten und nach bestimmten Kriterien geordnet in einem Datenverarbeitungssystem abzuspeichern. Allein ein Dateiname ist kaum hilfreich, ein bestimmtes »document« bei Bedarf eindeutig zu identifizieren. Das komplexe Gesamtsystem aus Hardware (Arbeitsplatzrechner, Fileserver, Drucker, Scanner usw.), Software (Programme zur Erzeugung, Betrachtung, Sicherung und Versand) und Regelwerke zur Verschlagwortung, aber auch der Zugangs- und Zugriffskontrolle bildet letztendlich das »document managing system«.

Viele Einzelelemente des digitalen »document managing systems« haben eine analoge Entsprechung im gewohnten Büroalltag: Schriftstücke werden unterschieden – beispielsweise nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sie werden nach bestimmten Kriterien sortiert und in entsprechend beschrifteten Aktenordnern abgeheftet. Die Aktenordner selbst werden zur langfristigen Aufbewahrung in ein »Archiv«, also ein Aktenlager gestellt. So entsteht ein inneres Ordnungssystem, welches den gezielten Zugriff auf das archivierte Schriftgut gestattet. Somit wird überall ein »Dokumentenmanagement« betrieben, ohne dass man sich dessen bewusst ist.

Sicher mag es Gründe geben, papiergebundene Dokumente zu digitalisieren und in ein »document management system« zu überführen. Nur der Wunsch nach »Modernität« reicht unseres Erachtens dafür als Begründung nicht aus. Der Hightech-Branchenverband Bitkom hat erst im August 2013 eine von ihm in Auftrag gegebene Studie[1] veröffentlicht – mit einem überraschenden Ergebnis: Deutsche Verbraucher bevorzugen papiergebundene Schriftstücke! In allen befragten Altersklassen werden klassische Dokumente gegenüber elektronisch übermittelten Inhalten bevorzugt. Selbst in der Gruppe der 18- bis 29-Jährigen würden lediglich 24 Prozent lieber eine E-Mail anstelle eines Briefes erhalten. Im Unternehmensbereich ist die Ablehnung der digitalen Kommunikation zwar geringer, aber es scheint gewisse Vorbehalte gegen einen überwiegend elektronischen Schreibtisch zu geben. Nicht von ungefähr sagt der Volksmund auch heute noch: »Was Du schwarz auf weiß besitzt, ...« Bei der körperlichen Aktenarchivierung, der eigentlichen Schriftgutverwaltung, sieht man schließlich jederzeit, was man hat. Ein Blick ins Aktenlager genügt, um festzustellen, ob zumindest vordergründig alles in Ordnung ist. Bei guter Arbeitsplatzorganisation und entsprechend disziplinierter Aktenablage ist jedes Schriftstück schnell gefunden und als körperliches Original zugänglich. Archivlogistik beschränkt sich auf den Aktentransport vom Archiv in die einzelnen Abteilungen oder zwischen verschiedenen Niederlassungen untereinander. Die sichere Datenlöschung erfolgt zu gegebener Zeit durch eine Aktenvernichtung – papiergebundene Dokumente werden geshreddert und dem Datenschutz ist Genüge getan. Es passiert alles körperlich, sicht- und greifbar. Bits und Bytes hingegen sind dem Auge verborgen, man benötigt spezielle Kenntnisse und Ausstattung, um sie sicher aufzubewahren und ihre Wege nachzuvollziehen.

Die Quintessenz

Und die Quintessenz des Dokumentenmanagementes ist:

Alle diese Arbeiten kann man mit

Dokumentenmanagement • Aktenmanagement
Aktenverwaltung • Archivmanagement • Dokumentenverwaltung
Aktenarchivierung • Archivlogistik • Aktenlogistik
Schriftgutablage • Aktenvernichtung
oder auch ganz einfach als »Archivarbeit« bezeichnen.

Sollten Sie diesen Text bis hier hin gelesen haben, möchten wir uns für Ihre Aufmerksamkeit bedanken. Haben wir Sie möglicherweise ein wenig amüsiert, so lag das durchaus in unserem Interesse. Eventuell haben wir Sie soeben in Ihrer Entscheidung beeinflusst? Dann freuen wir uns auf ein persönliches Gespräch mit Ihnen!

Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne unter der Telefon-Nummer (02043) 40 120 0 zur Verfügung. Sie können uns aber auch per E-Mail kontaktieren, unsere Kontaktdaten finden Sie im Impressum.

Diese Seite entspricht:
https://www.aktenarchiv-rheinruhr.de/dokumentenmanagement.htm
Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne unter der
Telefon-Nummer (02043) 40 120 0 zur Verfügung.

[1] Pressemitteilung der Bitkom vom 19.08.2013: »Mehrheit der Verbraucher bevorzugt weiter Papierdokumente«